UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI
CARRERA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS HUMANISTICAS
INFORMÁTICA APLICADA II
TEMA
TIPOS DE CALENDARIOS
CAROLINA AREQUIPA
DOCENTE:
ING. LORENA PAUCAR
CICLO:
TERCERO “D”
Microsoft Office Project utiliza
los siguientes tipos de calendarios para determinar la disponibilidad y la manera e en que se programan las tareas:
¿Qué es un calendario base?
Un calendario base se usa
como una plantilla en la que están basados el calendario de proyectos,
calendario d e recursos o calendario de tareas. Define los tiempos de trabajo
estándar y los tiempos de descanso del p royecto.
Especifica las horas de trabajo de cada día laborable, los días laborables de
cada semana, así como las excepciones, como son los días festivos. Puede
seleccionar un calendario base para usarlo como calendario del proyecto o como
base para un calendario de recursos. También puede aplicar un calendario base a
tareas específicas.
PROJECT TIENE
TRES CALENDARIOS BASE PREDETERMINADOS:
ESTÁNDAR: El
calendario base Estándar refleja la programación de trabajo tradicional: de
lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de descanso.
24 HORAS: El
calendario base 24 horas refleja una programación sin tiempo de descanso. El
calendario 24 horas se puede usar para programar recursos y tareas de los
diferentes turnos de todo el día, o para programar continuamente recursos de
equipos.
TURNO DE
NOCHE: El
calendario base Turno de noche refleja una programación por turnos desde el
lunes por la noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana,
con una hora de descanso.
También puede crear su propio
calendario base, que resulta muy útil si cuenta con programaciones alternativas
para varios recursos. Por ejemplo, puede tener recursos que estén trabajando a
tiempo parcial, en turnos de 12 horas o durante los fines de semana.
Un calendario base se utiliza como plantilla en la que se basa el calendario de proyecto, los calendarios de recursos o los calendarios de tareas. Project proporciona tres
calendarios base:
·
Estándar
(8:00 a.m. a 5:00 p.m., entre semana, con una hora de descanso para el
almuerzo)
·
24 horas
·
Turno de
noche
Nota Sólo
alguien con privilegios administrativos (por ejemplo, el administrador del
proyecto) para Project Server 2003 puede desproteger y cambiar elementos en la
plantilla de la información global de empresa.
Calendario
utilizado para designar la programación de trabajo predeterminada para todas
las tareas de un proyecto.
¿Qué es un calendario del proyecto?
El calendario del proyecto
define los días laborables o no laborables y las horas para las tareas. Este
calendario suele representar las horas de trabajo tradicionales de la organización.
Project usa ese calendario para programar tareas que no tienen recursos
asignados o que tienen un tipo
de tarea de duración
fija. De forma predeterminada, se usa el calendario base Estándar como el
calendario de proyectos, pero puede reflejar programaciones alternativas usando
otros calendarios base.
El
calendario del proyecto especifica cuándo puede tener lugar un proyecto. En
este calendario del proyecto, todos los días de la semana son días laborables.
En
este calendario del proyecto, el trabajo sólo tiene lugar los fines de semana.
Los días y las horas de
trabajo del calendario del proyecto reflejan los días y horas de trabajo de
todo el proyecto. Puede especificar días libres especiales, como los festivos
de la empresa. También puede indicar otros tiempos de descanso para reflejar
períodos en los que todo el equipo esté trabajando en actividades que no sean
del proyecto, como las reuniones de la empresa o las retiradas de
departamentos.
El calendario del proyecto se
establece haciendo clic en el calendario en la lista Calendario del cuadro de diálogo Información del proyecto.
Project crea calendarios de
recursos individuales para cada recurso que introduzca en función de la
configuración del calendario Estándar. Puede modificar esos calendarios en la
ficha Horario de trabajo en el
cuadro de diálogo Información del
recurso. También puede crear y asignar calendarios de recursos para
recursos individuales o grupos de recursos a fin de indicar horarios de trabajo
específicos; por ejemplo, el turno cambiado o el turno de noche. Puede
modificar calendarios de recursos para indicar períodos no laborables, como vacaciones y permisos.
Establecer el período laborable del
calendario del proyecto
Para reflejar la totalidad de los días y
horas laborables del proyecto, puede especificarlos en el calendario del proyecto, así como los períodos no laborablesnormales (como los fines de semana y las noches) y los días excepcionales
(como festivos o feriados).
1. En el
menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.
2. En el
cuadro Para, haga clic en el calendario del proyecto.
El calendario del proyecto actual se muestra
seguido de "(Calendario del proyecto)".
NOTA Si
está ejecutando Microsoft Office Project Professional 2003 con Project Server, no
puede modificar directamente el calendario del proyecto. En este caso, el
calendario del proyecto está definido por la plantilla de la información global de empresa. Sólo las personas que disponen de privilegios de
administrador (por ejemplo, su administrador de Project Server) pueden
comprobar y cambiar elementos de la plantilla de la información global de
empresa.
3. Para
cambiar un día de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para
que la jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la
abreviatura de ese día en la parte superior del calendario.
Para cambiar todos los días laborables (por
ejemplo, para que la jornada laboral comience a las 9:00 a.m.), haga clic en la
abreviatura del primer día en la parte superior y, a continuación, mantenga
presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la abreviatura del último día en la
parte superior.
4. Siga uno
de estos procedimientos:
·
Para establecer los días seleccionados como período
no laborable, haga clic en Período no laborable.
·
Para establecer los días seleccionados como período
laborable, haga clic en Período laborable no predet.
·
Para restaurar los días seleccionados a su estado
original de laborable o no laborable especificado en el calendario del
proyecto, haga clic enUtilizar predeterminado. Por ejemplo, si un sábado
seleccionado originalmente había sido un día no laborable en el calendario del
proyecto y más adelante se cambió a día laborable, al hacer clic enUtilizar
predeterminado, Project lo restaura como día no laborable.
5. Para
cualquier día laborable seleccionado, también puede especificar las horas de
comienzo y de fin (si no lo hace, los nuevos días laborables no predeterminados
obtienen las mismas horas de comienzo y fin que los días laborables normales
del calendario del proyecto). Escriba la hora de comienzo que desee utilizar en
el cuadro Desde y la hora de finalización en el cuadro Hasta.
Para incluir descansos durante la jornada laboral (como descansos y comidas),
escriba valores adicionales de Desde y Hasta. Por ejemplo, el
calendario del proyecto tiene como horas laborables predeterminadas desde las
8:00 a.m. hasta mediodía, un descanso para almorzar desde mediodía hasta la
1:00 p.m y, después, un segundo turno desde la 1:00 p.m. hasta las 5:00 p.m.
CALENDARIO DE RECURSOS
¿Qué es un calendario de recursos?
El calendario de recursos
asegura que los recursos del trabajo (personas y equipos) únicamente están
programados para aquellos que están disponibles para trabajar. Afectan a un
recurso específico o categoría de recursos. De forma predeterminada, la
configuración de las horas de trabajo en el calendario de recursos coincide con
el calendario del proyecto. Sin embargo, puede personalizar el calendario de
recursos para mostrar la información de programación individual, como
vacaciones, ausencias laborales o período de mantenimiento del equipo.
Si hace clic en Cambiar calendario laboral en la ficha
General del cuadro de diálogo Información del recurso, puede editar
los calendarios de recursos para indicar el tiempo de descanso. También puede
crear o asignar diferentes calendarios base para recursos individuales, o
grupos de recursos, para indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo,
puede asignar un recurso a un calendario que ha creado para los carpinteros que
puedan estar trabajando durante un período de tiempo diferente de los otros
trabajadores.
Sugerencia Si dispone de recursos que
trabajan en programaciones alternativas, como a tiempo parcial o en turnos de
noche, le recomendamos que configure y aplique un calendario base independiente
para cada turno. Use los calendarios de recursos para acomodar las excepciones
a los tiempos de trabajo de recursos individuales.
Cuando Project programa el
proyecto, usa el calendario de recursos para programar las tareas que no tienen
una duración fija y que tienen asignados recursos. Por ejemplo, si un recurso
tiene una semana de vacaciones especificada en su calendario de recursos, Project
no programará la tarea para esa semana.
Inicialmente,
la configuración de calendario de recursos coincide con el calendario de
proyectos.Después
de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario de recursos refleja
que este recurso no está disponible para el trabajo del proyecto este mes en
los últimos tres días de la segunda semana o en los primeros cuatro días de la
tercera semana.
Si cambia los tiempos de
trabajo de un recurso modificando su calendario de recursos, y el recurso ya
está asignado a una tarea, ésta se vuelve a programar para reflejar los cambios
en los tiempos de trabajo.
Nota Para
efectuar cambios en la información de la programación de un recurso de empresa, primero es necesario
desproteger el recurso.
Las tareas se programan en
función de los períodos laborables del calendario de proyecto; sin embargo, puede
personalizar dichos períodos del calendario de proyecto en un calendario de
tareas si tiene tareas que se van a completar en diferentes momentos,
especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de
tareas resulta especialmente útil para equipos que ejecutan y completan tareas
durante noches o fines de semana, designados como períodos no laborables en el
calendario de proyecto.
Project calcula cuándo un recurso
y una tarea están programados para trabajar utilizando los calendarios en el
orden siguiente: calendario de proyecto, calendario de recursos y calendario de
tareas. Si una tarea no tiene calendario de recursos ni de tareas, se programa
de acuerdo con el calendario de proyecto. Puede definir el calendario de tareas
para omitir los calendarios de recursos si necesita programar una tarea durante
un período no laborable para un recurso. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea con el calendario de tareas
que desee para anular los calendarios de recursos de cualquier recurso
asignado. Haga clic en Información de
la tarea y, a
continuación, en la ficha Avanzado.
Active la casilla de verificación La programación
omite los calendarios de recursos para que el calendario de tareas anule
todos los calendarios de recursos aplicables.
Nota El
panel lateral Períodos laborables del
proyecto le proporciona un modo sencillo de configurar los períodos
laborables del proyecto. En la barra de herramientas Guía de proyectos, haga clic en Tareas y después en Definir
períodos laborables generales. A continuación, siga las instrucciones
que aparecen en el panel lateral.
¿Qué es un
calendario de tareas?
Los calendarios de tareas
permiten programar tareas durante un tiempo de descanso, tal como se define en
el calendario de proyectos o calendario de recursos. Por ejemplo, puede configurar
un calendario de tareas si tiene una tarea que haya que realizar por la noche o
durante el fin de semana.
Un calendario de tareas se
crea en el cuadro de diálogo Cambiar
calendario laboral como un nuevo calendario base. Después se aplica el
calendario base a una tarea utilizando la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.
Si ha aplicado un calendario
de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos asignados, de forma
predeterminada, dicha tarea estará programada para los tiempos de trabajo que
tanto el calendario de tareas como los calendarios de recursos tienen en común.
Si desea programar la tarea únicamente con el calendario de tareas, active la
casilla de verificación La programación
omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.
Un Calendario de tareas es un calendario base que se puede aplicar a
tareas individuales para controlar la programación de estas tareas, normalmente
independiente del calendario del proyecto o de cualquier calendario de recursos
asignados. De manera predeterminada, todas las tareas se programan con el calendario del proyecto. Si hay recursos
asignados, las tareas se programan de acuerdo con los calendarios de recursos
asignados. Los calendarios de tareas definen excepciones únicas o específicas
para programar tareas individuales, como la maquinaria que funciona durante el
período no laborable.
En el menú Herramientas,
haga clic en Cambiar calendario laboral.2. Haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro Nombre,
escriba el nombre del nuevo calendario.
4. Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario base.
4. Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario base.
5. Para crear un nuevo
calendario base a partir de un calendario existente, haga clic en Hacer una
copia del y, a continuación, en el nombre del calendario que aparece en el
cuadro.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Haga los cambios necesarios en el calendario:
- Para cambiar el calendario en días específicos, seleccione los días que desee cambiar en el calendario.
- Para seleccionar días no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los días.
- Para seleccionar días adyacentes, presione la tecla MAYÚS y haga clic en el primer y en el último día que desee cambiar en el calendario.
- Para cambiar un día de la semana en el calendario entero, haga clic en la abreviatura del día situada en la fila superior del calendario.
8. En Establecer fechas seleccionadas como, haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no predet..
9. Para cambiar el Período laborable no predet., escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.
7. Haga los cambios necesarios en el calendario:
- Para cambiar el calendario en días específicos, seleccione los días que desee cambiar en el calendario.
- Para seleccionar días no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los días.
- Para seleccionar días adyacentes, presione la tecla MAYÚS y haga clic en el primer y en el último día que desee cambiar en el calendario.
- Para cambiar un día de la semana en el calendario entero, haga clic en la abreviatura del día situada en la fila superior del calendario.
8. En Establecer fechas seleccionadas como, haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no predet..
9. Para cambiar el Período laborable no predet., escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.
1.
10. Haga clic en
Aceptar.
Nota: Después de crear un calendario base, necesita asignarlo a una tarea.
Asignar un calendario a
una tareaNota: Después de crear un calendario base, necesita asignarlo a una tarea.
Un calendario de tareas define excepciones exclusivas o específicas para períodos laborables y no laborables correspondientes a una tarea, una tarea repetitiva o una tarea de resumen repetitiva.
Una vez creado un calendario de tareas, se debe asignar a las tareas.
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un calendario.
3. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha Avanzado.
4. En el cuadro Calendario, haga clic en el calendario que desee utilizar para la tarea.
5. Active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos para que el calendario de tareas anule todos los calendarios de recursos, si procede.
Nota: Si
decide que Microsoft Project omita los calendarios de recursos, una tarea se
programará aunque los recursos asignados a la misma tengan establecido período
no laborable en el correspondiente calendario de recursos.
UTILIZACION DE CALENDARIOS
Usando los
calendarios, se puede determinar cuándo trabajan y cuando no lo hacen, los
recursos de un proyecto. Con esta herramienta podremos:
1. Cambiar el
periodo laborable y no laborable en el calendario estándar.
2. Cambiar el
periodo laborable y no laborable en el calendario de recursos.
3. Crear nuevos
calendarios base.
4. Asignar
calendarios base distintos a los recursos.
En Ms Project se dispone de dos tipos de
calendarios:
q Calendarios base: Van a
definir los días laborables y la jornada laboral de un proyecto o un conjunto
de recursos.
q Calendarios de recursos:
Definen los días laborables y la jornada laboral de un recurso específico.
Nota: Los
calendarios de recursos se actualizan automáticamente al cambiar el calendario
base asignado al recurso.
Para ver
las opciones por omisión, en la barra de menú Herramientas, clic en Opciones, y
pulsamos la ficha
En ella,
podremos modificar el comienzo de la semana, de cuantas horas laborales consta,
la hora de entrada, etc.
Para realizar
cambios del horario local, en la barra de menú Herramientas, seleccionaremos la
opción
En esta
ventana podremos modificar el tipo de calendario, definir el horario laboral,
no laboral, e incluso las horas asignadas para cada proyecto.
Para
editar un calendario de recursos, tendremos primero que seleccionar el nombre
del recurso deseado; posteriormente haremos clic con el botón derecho sobre
dicho recurso, donde nos aparece la siguiente ventana:
En ella, se
podrán hacer modificaciones sobre el nombre de la tarea, las fechas de comienzo
y fin, el tipo de prioridad, etc
.
PROGRAMACIÓN CON
RECURSOS
A medida
que avanza la planificación de una programación de un proyecto, se realizan
ajustes para reflejar el alcance del proyecto, las asignaciones, etc. Se podrán
realizar:
1. Cambiar la
configuración del tipo de tarea para controlar como afectan los recursos a las
asignaciones de tareas.
2. Aplicar un perfil
de trabajo predeterminado para cambiar la distribución de los valores del
trabajo.
3. Personalizar el
perfil de trabajo de una asignación de recursos.
Uso de la
programación condicionada por el esfuerzo: El trabajo total de una tarea está
determinado por la duración esperada de una tarea y por la asignación inicial
de los recursos. Por ejemplo: La tarea Z tiene una duración esperada de un día
(8 horas); si la asignación inicial de los recursos es de dos unidades del
recurso A, el trabajo total de la tarea será de 16 horas.
A medida
que se añaden ó suprimen recursos tras la asignación inicial, el trabajo total
es redistribuido entre los diferentes recursos.
La configuración
del tipo de tarea también influye en cómo se programan las tareas; se pueden
definir 3 tipos de tareas: Unidades Fijas, Duración Fija y Trabajo Fijo; usando
uno de estos tres tipos de tareas, se puede controlar cualquier variable de la
ecuación estándar:
CAMBIAR CALENDARIO
LABORAL.
Una vez que
hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la
grilla de mexcepciones podemos hacer clic en el botón Detalles para especificar
los detalles de dicha excepción.
{Ahora pasemos al paso 4.
En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá
cada día, cada semana y la cantidad de días por mes. Podemos dejar los datos
predefinidos aunque éstos no sean exactos.
En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por
ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el
calendario que acabamos de definir.
Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos
clic en Guardar y finalizar.
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